Padomi, kā kontrolēt e-pastu, izmantojot prioritāti un netraucēt

Lai gan tikai daži apgalvos, ka e-pasts ir nenovērtējams rīks lielākajai daļai organizāciju, arvien vairāk pētījumu to parāda pārāk daudz e-pasta var izraisīt nopietnus produktivitātes jautājumus saviem darbiniekiem. Piemēram, atcerieties, ka dokuments jums bija uzticēts rakstīt, taču tas aizņēma trīs reizes ilgāk, nekā jūs gaidījāt, jo katru reizi, kad pievērsāties tam, iesūtnē pienāks jauns e-pasts. Tā vietā, lai to ignorētu, jūs jutāties spiesti atbildēt un BANG!! Desmit minūtes bija pagājušas!

Man tas notiek ik pēc 5 minūtēm pie mana galda (tāpēc šī raksta sastādīšana aizņēma 3 stundas), un es nebūtu pārsteigts, ja 99% no jums tur būtu līdzīgs stāsts. Tāpēc es biju sajūsmā, kad Microsoft izlaida jaunu Outlook 2007 spraudni ar nosaukumu: E-pasts Prioritizer.

Microsoft Outlook e-pasta prioritizētājs ir a Bezmaksas programmatūra lejupielādējiet no Microsoft jaunā OfficeLabs.

Pēc viņu vārdiem:

Noguris no e-pasta pārslodzes? E-pasta prioritāšu noteikšanas rīks ir paredzēts, lai palīdzētu jums pārvaldīt e-pasta pārslodzi, izmantojot funkciju “netraucēt” un e-pasta rangu. Darbojas ar programmu Outlook 2007, kas darbojas Exchange serverī.

Iespējas:

• Neizjauciet pogu - pārtrauciet e-pasta saņemšanu uz noteiktu laiku
• E-pasta prioritātes - e-pastam ir piešķirta prioritāte, kas balstīta uz ārējiem noteikumiem, lai palīdzētu atrast atbilstošus e-pastus

Instalēšana bija ātra un vienkārša:

Pirmoreiz palaižot programmu Outlook pēc jaunā papildinājuma instalēšanas, esiet gatavs gaidīt dažas minūtes, kamēr tas skenē jūsu e-pastu un piešķir dažādas prioritātes.

Kad programma Outlook tiek atvērta pēc instalēšanas, Microsoft Outlook augšpusē pamanīsit jaunu rīkjoslu 2007. gada klients. Iestatījumi tiek veikti tieši uz priekšu. Iestatījumu “Netraucēt” var konfigurēt ar 30 minūšu intervālu līdz 4 stundām VAI līdz brīdim, kad tiek pabeigta pašreizējā sanāksme (kā paredzēts savu Outlook kalendāru.) Turklāt no rīkjoslas varat arī konfigurēt, kā iesūtnē tiek parādīts e-pasts, pamatojoties uz prioritātēm, kas piešķirtas e-pastus.

Varat vai nu pieņemt noklusējuma “Prioritātes noteikumus”, vai arī pielāgot tos savām vēlmēm, jaunajā e-pasta prioritāšu noteikšanas rīkjoslā noklikšķinot uz pogas Opcijas.

Reiz šeit tas ir diezgan taisni uz priekšu. Pielāgojiet iestatījumus un noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu.

Es jau dažas dienas izmantoju spraudni darbā. Tik tālu, labi. Es iesūtnes prioritizēšanai izmantoju citu metodi, BET, funkcija “Netraucēt” jau ir ļoti pozitīvi ietekmējusi manus e-pasta lasīšanas / DeskTime paradumus! ĻOTI Groovy Patiešām!

25.08.2008. Atjauninājums

Šorīt mani uzaicināja automātiskās atjaunināšanas rīks, lai no Microsoft atjauninātu Microsoft Email Prioritizer V1.0.818.0 līdz 1.0.820.0. Piezīmēs minēts, ka atjauninājums ir paredzēts lietotājiem, kuriem nav savienojuma ar Exchange Serveri: