10 Microsoft Excel padomi, kas jāzina katram lietotājam

Kā

AutorsAndre Da Costa

Pēdējoreiz atjaunināts2019. gada 9. oktobris

Microsoft Outlook, Microsoft Word un Microsoft Excel ir trīs svarīgākie svari Microsoft Office komplektā. Nesen mēs jums parādījām dažus no labākās iespējas, kas jāzina katram Microsoft Word lietotājam un daži padomi paaugstiniet savu Outlook produktivitāti. Tādā pašā garā tagad mēs aplūkosim svarīgākos Microsoft Excel padomus, kas būtu jāzina ikvienam lietotājam.

Microsoft Excel ir nozares standarta izklājlapu lietojumprogramma. Microsoft Excel 2016 ir plaša rīku kopija, kas ļauj manipulēt, kārtot, analizēt un formatēt datus izklājlapā. Lai arī Excel ir bijis daudzu korporatīvo biroju, pētījumu firmu un finanšu darbinieku dzīvības spēks, Excel var būt tikpat ērts un jaudīgs ikdienas lietotājiem. Neatkarīgi no tā, vai esat mājas lietotājs, kas pārvalda mājsaimniecības budžetu, maza uzņēmuma īpašnieks, kurš pārvalda inventāru, vai skolas skolotājs, kurš apmeklē katru dienu, Excel atvieglos jūsu dzīvi, ja iemācīsities to izmantot. Apskatīsim šos padomus.

Būtiski padomi Microsoft Excel 2016

1. Mainīt kolonnu un rindu izmērus

Excel noklusējuma šūnas augstums un platums gandrīz nav piemērots visiem. Iespējams, jums būs jāpielāgo kolonnas platums un rindas augstums, lai tos pielāgotu datiem. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz kolonnas vai rindas un atlasiet Mājas cilni, pēc tam noklikšķiniet uz Formāts poga Šūnas grupa. Izvēlieties, vai vēlaties pielāgot augstumu vai platumu.

Ievadiet summu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi. Kolonna vai rinda jāpielāgo precīzam mērījumam.

Izmantojot peli, kolonnu un rindu izmērus var mainīt arī manuāli. Novietojiet peles rādītāju starp kolonnu vai rindu, noklikšķiniet uz peles kreisās pogas, novērojiet peldošo balonu, pēc tam velciet un izvērsiet, līdz tiek sasniegts vēlamais izmērs.

Un šeit ir noderīgs padoms: vienkārši veiciet dubultklikšķi uz kolonnas labās malas, lai automātiski izmērītu datu platumu.

2. Pievienojiet vai noņemiet kolonnas, rindas vai šūnas

Ja jums nepieciešama papildu kolonna, rinda vai šūna, varat to viegli ievietot, izmantojot komandas Ievietot un Dzēst šūnas. Noklikšķiniet uz Ievietot poga Šūnas grupā, pēc tam izvēlieties atbilstošo opciju.

Jūs varat arī izdzēst kolonnu no vienas grupas; noklikšķiniet uz izvēlnes Dzēst un pēc tam izvēlieties atbilstošo darbību.

To pašu darbību var veikt, ar peles labo pogu noklikšķinot uz kolonnas vai šūnu rindas.

Uzziniet vairāk par izdzēšot tukšās šūnas Microsoft Excel.

3. Iesaldējiet rūtis

Ja vēlaties ritināt izklājlapu, nezaudējot uzmanību uz noteiktu lapas vai datu daļu, funkcija Freeze Panes ir ideāls veids, kā to izdarīt. Lapā atlasiet rindu vai kolonnu, no kuras dati sākas.

Atlasiet Skats cilnē noklikšķiniet uz Iesaldējiet rūtis pēc tam noklikšķiniet uz Iesaldējiet rūtis.

Ritinot, virsraksti vai kolonnas paliks redzamas.

4. Mainīt teksta izlīdzināšanu šūnās

Ja jums jāizveido reģistrs vai etiķetes, varat izmantot dialoglodziņu Format Cells, lai pielāgotu teksta izlīdzināšanu šūnās. Atlasiet šūnas, kurās vēlaties izmantot formatējumu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlases un pēc tam noklikšķiniet uz Formatēt šūnas….

Noklikšķiniet uz Izlīdzināšana cilni, pēc tam izmantojiet peli, lai mainītu teksta orientāciju vai ievadītu vērtību. Kad esat apmierināts, noklikšķiniet uz Labi.

Tagad šūnās esošais teksts būs slīps.

5. Izmantojiet šūnu aizsardzību, lai novērstu izklājlapas apgabala rediģēšanu

Ja kopīgojat darbgrāmatu ar citiem lietotājiem, ir svarīgi novērst nejaušus labojumus. Ir vairāki veidi, kā aizsargāt lapu, bet, ja vēlaties aizsargāt tikai šūnu grupu, tas ir, kā jūs to darāt. Pirmkārt, jums jāieslēdzas Aizsargājiet lapu. Noklikšķiniet uz izvēlnes Formatēt un pēc tam noklikšķiniet uz Aizsargājiet lapu. Izvēlieties modifikācijas veidu, kuru vēlaties neļaut veikt citiem lietotājiem. Ievadiet savu paroli, noklikšķiniet uz Labi, pēc tam noklikšķiniet uz labi apstiprināt.

Atlasiet rindas vai kolonnas, kuras vēlaties neļaut rediģēt citiem lietotājiem.

Noklikšķiniet uz Formāts noklikšķiniet uz Bloķēt šūnu.

Ikreiz, kad lietotājs mēģina veikt labojumus; viņi saņems šādu kļūdas ziņojumu.

Lai aizsargātu visu izklājlapu, skatiet mūsu rakstu, lai iegūtu instrukcijas par šifrēšanas un paroļu piemērošana jūsu Excel izklājlapām un Office failus.

6. Šūnu skaitļiem un valūtai piemērojiet īpašu formatējumu

Ja izklājlapā ir jāpiemēro noteikta valūtas vērtība vai jānosaka decimāldaļa cipariem, varat izmantot Cipari cilni Formālas šūnas dialoglodziņš, lai to izdarītu. Atlasiet numurus, kurus vēlaties formatēt, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlases un pēc tam atlasiet cilni Numuri. Sarakstā Kategorijas atlasiet Valūta, pēc tam izvēlieties decimālo zīmju skaitu un valūtas formātu.

7. Piecas svarīgas Excel funkcijas, kuras jums jāzina - summa, vidējā, maksimālā, minimālā, skaitītā

Excel milzīgais patiesais spēks ir tā funkcijās un formulās. Pamatfunkcijas ļauj veikt ātras matemātiskas darbības, savukārt uzlabotās funkcijas ļauj jums sagrozīt dažus nopietnus skaitļus un veikt sarežģītu analīzi. Tāpat kā visiem būtu jāzina Word formatēšanas virves, jums jāzina arī Excel vispopulārākās funkcijas.

Summa - aprēķina kopējo šūnu diapazonu.

Vidēji - aprēķina šūnu diapazona vidējo.

Maks - aprēķina maksimālo vērtību šūnu diapazonā.

Min - aprēķina šūnu diapazona minimālo vērtību.

Grāfs - aprēķina vērtību skaitu šūnu diapazonā, izvairoties no tukšām vai šūnām bez skaitliskiem datiem.

Lūk, kā jūs izmantojat funkciju. Ievadiet to numuru etiķetes, kuriem vēlaties aprēķināt. Atlasiet Funkcija cilni, pēc tam izvēlieties funkciju kategoriju, kuru vēlaties izmantot. Klikšķis Ievietot funkciju poga Funkciju bibliotēka grupēt vai nospiest Shift + F3 uz tastatūras. Atlasiet vajadzīgo funkciju vai izmantojiet funkciju Funkcijas meklēšana, pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Kad esat atradis funkciju, atlasiet to un pēc tam noklikšķiniet uz labi.

Veiciet atbilstošas ​​izmaiņas aprēķinātajā diapazonā un pēc tam noklikšķiniet uz Labi, lai lietotu funkciju.

8. Izveidojiet un manipulējiet ar diagrammām

Microsoft Excel raksturīga iezīme, diagrammu izveidošana ļauj vizuāli parādīt labi noformētus datus. Excel padara procesu ļoti vieglu; iezīmējiet datu diapazonu savā lapā, atlasiet cilni Ievietot, pēc tam noklikšķiniet uz Skatīt visas diagrammas pogu.

Noklikšķiniet uz Visas diagrammas cilni, pēc tam pārlūkojiet diagrammu stilu sarakstu.

Varat arī virzīt kursoru virs parauga, lai redzētu diagrammas izskatīšanas priekšskatījumu. Kad esat apmierināts, noklikšķiniet uz labi diagrammas ievietošanai izklājlapā. Ja vēlaties to saglabāt atsevišķā lapā, atlasiet diagrammu un noklikšķiniet uz Pārvietot diagrammu, atlasiet Jauna lapa un noklikšķiniet uz labi.

9. Atklāt formulas

Ja vēlaties validēt aprēķinus savā darbgrāmatā, to var izdarīt, atklājot formulas.

Atlasiet Formulas cilni, pēc tam noklikšķiniet uz Rādīt formulas kas atrodas Formulu audits grupa.

Tagad jūs varat viegli pārbaudīt formulas, ko izmanto jūsu lapā, un arī izdrukāt. Tas ir lielisks veids, kā atrast kļūdas vai vienkārši saprast, no kurienes cipari nāk.

10. Maksimizējiet drukāšanas iespējas, drukājot lielas darbgrāmatas

Izklājlapas lieliski darbojas uz lieliem platekrāna monitoriem, taču dažreiz jums var būt nepieciešams izdrukāt darbgrāmatu. Ja neesat piesardzīgs, jūs varat tērēt daudz papīra uz kaut ko galvenokārt neizlasāmu. Excel par to rūpējas, izmantojot Backstage drukāšanas opcijas, kas ļauj pielāgot lapas izmēru un orientāciju. Izklājlapas vislabāk ir izdrukāt uz legalizēta papīra, izmantojot ainavas orientāciju.

Ja drukājot ir jāpielāgo piemales, lai vienā lappusē ietilptu papildu informācija, noklikšķiniet uz pogas Rādīt malas cilnes Aizkulišu labajā stūrī.

Pēc tam jūs varat izmantot piemales, lai pielāgotu kolonnas, lai tās ietilptu visos datos, kas varētu pāriet uz citu lapu.

Ja nevarat iegūt visus datus vienā lapā, izmantojiet dialoglodziņu Lappuses iestatīšana, lai veiktu turpmākas korekcijas. Mērogošanas izvēlne var palīdzēt samazināt teksta izmēru, lai tas būtu labāk piemērots. Centieties pārāk mērogot, jo vēlaties, lai teksts būtu salasāms.

To pašu dialogu var izmantot arī, ja nepieciešams, izklājot izklājlapu ar galveni un kājeni.

Šeit ir apskatīti daži pamati, kas jāzina katram Excel lietotājam. Ja vēlaties pāriet uz īpašām tēmām, iepazīstieties ar mūsu iepriekšējiem rakstiem par tādu funkciju izmantošanu kā VLOOKUP funkcija, šarnīra galdi, pievienojot ūdenszīmi darba burtnīcām vai izmantojot iebūvēts kalkulators. Vai esat ieguvis iecienītāko funkciju vai laika ietaupītājus programmā Excel? Pastāsti mums komentāros.