Kas ir Outlook PST faili un kāpēc tos izmantot… vai nē?

Izskaidrotājs

AutorsStīvs Krauzs

Pēdējo reizi atjaunināts2021. gada 27. oktobris

Gandrīz visi, ar kuriem runāju darbā, sūdzas par sava korporatīvā e-pasta konta lielumu. Parasti tā nav problēma (bet cilvēki joprojām sūdzas), jo lielākā daļa, kad pastkaste tuvojas savam ierobežojumam e-pasta serveri (piemēram, Microsoft Exchange) brīdinās lietotāju, lai viņi varētu iztīrīt pastkasti pirms serveris izpilda ierobežo to lieluma ierobežojumus, ierobežojot sūtīšanu/saņemšanu no servera.

Tagad tas viss ir Fine un Dendy LĪDZ... jūs dodaties atvaļinājumā uz dažām dienām, šie e-pasta brīdinājumi par izmēru nāk un pazūd, un tad bam! Jūsu pastkaste ir pilna, un jūs vairs nevarat nosūtīt/saņemt e-pastu no sava mobilā tālruņa vai pat no OWA (Outlook Web Access). Esmu saņēmis zvanu miljons reižu. Mans iPhone nevar nosūtīt e-pastus, palīdziet!

• Tātad, ko darīt?
• Vai ir risinājums šīm nepietiekamā izmēra pastkastēm?
• Kas man jādara pirms došanās atvaļinājumā?

Tagad es jūs iepazīstināšu ar bēdīgi slaveno (pēc IT) Outlook PST fails.

Kas ir Outlook .PST faili?

• Outlook datu failus vai Microsoft Outlook .PST failus (kā tie ir vairāk zināmi) var izveidot, izmantojot Microsoft Outlook, lai pārvietotu vai kopētu e-pastus un pielikumus no servera pastkastes konta uz vietējo PC. Būtībā tas ir vietējais arhīva vai krātuves fails, ko izveidojat, lai saglabātu e-pastu un pielikumus datora cietajā diskā, USB diskdzinī vai servera koplietošanas vietā (atkarībā no tā, kur to izveidojat un glabājat).

Cik daudz varat saglabāt programmā Outlook .PST failus?

• Pirms Outlook 2003/2007 .PST failos varēja saglabāt tikai 2 gigabaitus e-pasta un pielikumu. Programmā Outlook 2003 un Outlook 2007 tika mainīts formāts, ļaujot .PST failiem pēc vajadzības palielināties līdz vairāk nekā 20 gigabaitiem, ja vien nav noklusējuma konfigurācija ir mainīta.
• Godīgi sakot, neļaujiet viņiem iegūt 20 koncertus. Tas ir daudz labāk ideja saglabāt savus .PST failus ne vairāk kā dažus koncertus. Ja jums ir nepieciešams vairāk vietas krātuvē, izveidojiet jaunu .PST failu, nevis izveidojiet milzīgs .PST arhīvi. Jo lielāki ir .PST faili, jo lielāka iespēja tikt bojātiem un zaudētiem datiem (turklāt jo grūtāk būs dublēt sliktos zēnus). Varat pievienot tik daudz .PST. failus savam Outlook klientam, kā jums nepieciešams, tāpēc vienkārši loģiski atdaliet savu e-pastu no vairākiem .PST failiem, ja jums ir jāsaglabā vairāk nekā daži veci GIG e-pasts.
• PADOMS. Ja veco e-pasta ziņojumu arhivēšanai izmantojat .PST failus, saspiediet tos pēc visu veco datu kopēšanas. E-pasts parasti ir tikai teksts, tāpēc tas ĻOTI labi saspiež.

Kā es varu izveidot Outlook .PST failus?

• Tas ir VIEGLI, šeit ir daži norādījumi Outlook 2007, 2013, un 2016.

Kāpēc izmantot/izveidot .PST failus? Ieguvumi?

Pastkastes izmērs

• Atcerieties šī panta pirmo daļu? Lielākā daļa e-pasta administratoru ierobežo korporatīvo pastkastu lielumu. Jo lielāka ir pastkaste, jo vairāk vietas diskā viņiem ir nepieciešams, jo vairāk viņiem ir jādublē UN jo vairāk LAIKA ir nepieciešams šo dublējumu veikšanai.
• Ja esat e-pasta sūtītājs (piemēram, es), 200 megabaitu pastkaste to vienkārši nesagriezīs. Šeit tiek izmantoti .PST faili. Vienkārši izveidojiet .PST failu un velciet un nometiet tajā savu e-pastu. Tie darbojas tāpat kā parasta pastkastes mape programmā Outlook. Vilkt un nomest. Tas ir vienkārši! Forums>.
• Jaunākās Windows Search versijas indeksē jūsu pastkasti UN visus vietējos .PST failus (konfigurējami) kas nodrošina gandrīz tūlītēju piekļuvi visiem e-pastiem, izmantojot Microsoft iebūvētās meklēšanas funkcijas Outlook.

Dublēšana un atkopšana pēc avārijas

• Ja jums nav (vai neuzticaties) e-pasta administratoram, kurš regulāri veic jūsu e-pasta servera dublējumkopijas, kopējiet jūsu e-pastu (jā, jums tas nav jādara PĀRVIETOT pastu uz .PST failiem, varat tos arī kopēt) uz vietējo .PST failu ir ātra un vienkārša metode, lai nodrošinātu, ka jūsu e-pasts ir atkopjams servera DR. scenārijs.

Pārnesamība

• .PST faili padara e-pastu pārnēsājamu. Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties pārvietot e-pastu no vienas pastkastes uz citu. Piemēram, iespējams, maināt darbu un vēlaties atnest kādu vecu e-pastu. Vai arī jūs maināt resursdatora pakalpojumu sniedzēju. VAI, iespējams, vēlaties kopēt savu personīgo un darba e-pastu .PST failā, glabāt to nelielā USB diskdzinī un vienmēr turēt sev līdzi. Kā jau teicu, .PST faili nodrošina pastu ļoti pārnēsājamu. Un jā, arī GMAIL konts, bet šis raksts nav par GMAIL :)

Drošība

• Vai zinājāt, ka ir gandrīz neiespējami izsekot/pārbaudīt, vai IT speciālists/nodaļa lasa jūsu e-pastu? Pārvietojot “sensitīvu” vai “konfidenciālu” e-pastu no e-pasta/Exchange servera uz vietējo .PST failu, tiek pievienots drošības līmenis.
• Piezīme: Lielākajai daļai IT nodaļu ir iespēja iegūt jūsu .PST failus, jums par to nezinot tieši no cietā diska darbā. Šī iemesla dēļ ir svarīgi piemērot papildu drošību datora cietajam diskam. Drīzumā es uzrakstīšu rakstu par šo tēmu, bet pagaidām ieskatieties šis rakstu. Tas ir nedaudz “GEEKY”, tāpēc drīzumā es tam pievienošu rakstu, kurā ir izskaidrotas dažas .PST failu drošības iespējas.

Kādi ir .PST failu lietošanas trūkumi?

Attālā piekļuve

• Kad pasts ir pārvietots .PST failā, tas vairs nebūs pieejams serverī, izmantojot attālās piekļuves lietojumprogrammas, piemēram, OWA vai mobilos tālruņus, kas tiek sinhronizēti ar jūsu pastkasti. Lai piekļūtu e-pastam .PST failos, jums būs jāizmanto pilns Microsoft Outlook klients. Šajās situācijās var palīdzēt neliels USB disks. Tomēr tas joprojām nav tik ērti, kā atstāt e-pastu serverī.

Cilvēkiem jūs nepatiksiet, un, iespējams, jūs varat zaudēt darbu

• .PST faili laika gaitā (atkarībā no tā, cik daudz e-pasta ziņojumu saņemat/saglabājat) var aizņemt DAUDZ vietas jūsu lokālajā datorā vai servera koplietojumā atkarībā no to glabāšanas vietas. IT puiši ienīst visu, kas liek viņiem strādāt ar jebko, ja vien tas neveido viņu CV, tāpēc daudz datu ievietošana, kas prasīs viņiem iegādāties vairāk vietas diskā, viņus apbēdina.
• Korporatīvās juridiskās nodaļas un lielākā daļa ierakstu pārvaldības nodaļu nepatīk .PST faili, jo tie ļauj galalietotājam viegli ignorēt vai apiet korporatīvo dokumentu saglabāšanas/iznīcināšanas politikas.
• Korporatīvās informācijas drošības komandām arī nepatīk .PST faili, jo, ja juridiskais dienests viņiem to pieprasa lai atgūtu datus tiesas prāvai vai tiesas pavēstei, .PST faili var palielināt datu izmaksas un pūles. atveseļošanās.

Sistēmas un smadzeņu darbība

• Jo vairāk e-pasta jums ir, jo vairāk e-pasta jums un jūsu datoram ir jāseko līdzi un jāapstrādā.
• Tā kā Windows Search (vai kāds cits e-pasta/sistēmas indeksētājs) indeksē vairāk e-pasta ziņojumu un pielikumu, jūsu rādītājs būs lielāks un meklēšana prasīs ilgāku laiku.

Tāpēc, cerams, es atbildēju uz visiem jūsu jautājumiem par Microsoft Outlook .PST failiem un apskatīju dažus augsta līmeņa plusus un mīnusus. Bet, ja es kaut ko palaidu garām, lūdzu, rakstiet komentāru vai ievietojiet savu jautājumu manā forums.

Kā

Kā atrast savu Windows 11 produkta atslēgu

Ja jums ir jāpārsūta sava Windows 11 produkta atslēga vai tā vienkārši nepieciešama, lai veiktu tīru OS instalēšanu,...

Kā

Kā notīrīt Google Chrome kešatmiņu, sīkfailus un pārlūkošanas vēsturi

Pārlūks Chrome veic lielisku darbu, saglabājot jūsu pārlūkošanas vēsturi, kešatmiņu un sīkfailus, lai optimizētu pārlūkprogrammas veiktspēju tiešsaistē. Viņa ir kā...

Piedāvājumi

Cenu saskaņošana veikalā: kā iegūt tiešsaistes cenas, iepērkoties veikalā

Pirkšana veikalā nenozīmē, ka jums ir jāmaksā augstākas cenas. Pateicoties cenu saskaņošanas garantijām, jūs varat saņemt tiešsaistes atlaides, iepērkoties...