Padomi, kā pievienot nolaižamos sarakstus un datu validāciju Excel 2010 izklājlapām

Programmā Excel 2010 un 2007 ērta funkcija, kuru es visu laiku izmantoju budžeta sezonas laikā, ir datu validācijas funkcija, kas ļauj izveidot šūnā esošo nolaižamo sarakstu lauku aizpildīšanai. Tā kā vairāki no mums strādā pie budžeta kopā, izmantojot nolaižamos sarakstus, es varu saglabāt datus normalizētus, ietaupot mani un kolēģus daudz laika procesa laikā un beigās. Šis ir tikai viens piemērs, bet es domāju, ka jūs to uztversit. Ja nē, atveriet programmu Excel 2010 vai 2007 un sekojiet līdzi, lai redzētu burvju Excel nolaižamos sarakstus!

Lai gan parasti es pievienoju datu validācijas nolaižamos sarakstus veselām kolonnām, jūs varat pievienot nolaižamo sarakstu arī atsevišķām šūnām. Zemāk redzamajā piemērā es izveidošu nolaižamo izvēlni visai slejai, lai palīdzētu man izveidot savas mūzikas kolekcijas kategoriju Žanrs.

1. solis - atlasiet, kurām šūnām pievienot validāciju

Noklikšķiniet uz kolonnas, lai iezīmētu visu kolonnu.

2. solis - datu lente

Tagad, kad esat atlasījis vēlamās šūnas, Klikšķis Dati cilni lentē un pēc tam Klikšķis Datu pārbaude rīks.

3. solis - validācijas kritēriji

No Iestatījumi Cilne, Klikšķis nolaižamajā sarakstā atļaut un Klikšķis Saraksts.

4. solis - nolaižamais saraksts

Iekš SMūsu kastē ir divas dažādas iespējas.

1. Ja jums jau ir dažas rindas ar saraksta datiem, varat vienkārši atlasīt šos laukus. Tāpēc parasti es daru IE: kaut kur izklājlapā izmantoju slēptu kolonnu, tomēr, lai viss būtu vienkāršāk, iesaku 2. vingrinājumu šim uzdevumam.
2. Manuāli ievadiet datus nolaižamajā izvēlnē līdz Rakstīšana tos lodziņā, atdalot tos ar komatu.

Klikšķislabi saglabāt.

5. solis - pēc izvēles: ievades ziņojums + kļūdas brīdinājums

Ir divas papildu datu validācijas cilnes, kuras varat izmantot, ja vēlaties. Pirmais ir Ievades ziņojums, šī cilne ļaus jums piešķirt nelielu uznirstošo ziņojumu, kas tiek parādīts ikreiz, kad kāds izvēlas šūnu, kurai ir piešķirta šī datu validācija. Otrais ir Brīdinājums par kļūdu, tas ļaus iestatīt ziņojumu, kad kāds mēģina šūnā ievadīt informāciju, kas neatbilst tam, ko ievietojāt avotā.

Gatavs!

Tagad visām šūnām, kuras jūs sākotnēji izvēlējāties, būs nolaižamās izvēlnes funkcija ar sarakstu, kuru varēsit izvēlēties šūnai. Tagad šīs šūnas arī tiks moderētas / normalizētas, izmantojot datu validāciju, tāpēc šūnā jums būs atļauts ievadīt tikai vienu no avota opcijām. Ja lietotājs veic nolaižamo izvēlni un izvēlas, tad nav problēmu. Ja viņi to ieraksta, nav problēmu. Ja viņi ierakstīs nepareizus datus, viņi iegūs kļūdas ziņojumu, kā iepriekš konfigurēts 5. darbībā (ja esat konfigurējis kļūdas ziņojumu utt.).

Secinājums

Kā es minēju ievadā, koordinējot rakstus šeit, vietnē groovyPost, visu laiku darbā un mājās izmantoju nolaižamos sarakstus. Google dokumenti arī atbalsta šo funkciju, tāpēc pēc dažām dienām sekojiet šai pamācībai.