Kas ir Outlook PST faili un kāpēc tos izmantot... vai nē?

Gandrīz ikviens, ar kuru es runāju darbā, sūdzas par viņu korporatīvā e-pasta konta lielumu. Parasti tā nav problēma (bet cilvēki joprojām sūdzas), jo, kad pastkaste tuvojas tai, tā ir ierobežota e - pasta serveri (piemēram, Microsoft Exchange) brīdinās lietotāju, lai viņš pirms serveris piespiež to lieluma ierobežojumi, ierobežojot sūtīšanu / saņemšanu no servera.

Tas viss ir kārtībā un Dandijs LĪDZ... lai jūs dodaties atvaļinājumā uz dažām dienām, šie e-pasta lieluma brīdinājumi nāk un iet, un tad KABOOM !!! Jūsu pastkaste ir PILNA, un šajā sakarā jūs vairs nevarat nosūtīt / saņemt e-pasta ziņojumus no sava mobilā tālruņa vai pat OWA (Outlook Web Access). Esmu zvanu saņēmis miljons reizes. Mans iPhone nevar nosūtīt e-pastus, palīdziet!

• Tātad, ko darīt?
• Vai ir risinājums šīm nepietiekami izmēra pastkastēm?
• Kas jādara pirms došanās atvaļinājumā?

Tagad es jūs iepazīstinu ar draņķīgo (saskaņā ar IT) Outlook PST fails.

Kas ir Outlook .PST faili?

• Outlook datu failus vai Microsoft Outlook .PST failus (jo tie ir vairāk pazīstami) var izveidot, izmantojot Microsoft Outlook, lai pārvietotu vai kopētu e-pastu un pielikumus no servera pastkastes konta uz vietējo PC. Būtībā tas ir vietējais arhīva vai krātuves fails, kuru izveidojat, lai saglabātu e-pastu un pielikumus datora cietajā diskā, USB diskā vai servera koplietošanā (atkarībā no tā, kur to izveidojat un glabājat).

Cik daudz jūs varat saglabāt Outlook .PST failos?

• Pirms Outlook 2003/2007 .PST failos varēja saglabāt tikai 2 gigabaitus e-pasta un pielikumus. Izmantojot programmu Outlook 2003 un Outlook 2007, mainījās formāts, ļaujot .PST failiem pēc vajadzības pieaugt līdz vairāk nekā 20 gigabaitiem, ja vien nav noklusējuma. konfigurācija ir mainīta.
• Ja godīgi, neļaujiet viņiem iegūt 20 koncertus. Tas ir daudz labāka ideja saglabāt .PST failus ne vairāk kā dažus koncertus. Ja jums nepieciešama vairāk vietas, izveidošanas vietā izveidojiet jaunu .PST failu milzīgs .PST arhīvi. Jo lielāki .PST faili iegūst lielāku korupcijas un datu zaudēšanas iespēju (turklāt jo grūtāk būs dublēt sliktos zēnus.) Varat pievienot tik daudz .PST failu. failus savā Outlook klientā, cik jums nepieciešams, vienkārši loģiski atdaliet e-pastu starp vairākiem .PST failiem, ja jums ir nepieciešams saglabāt vairāk nekā dažus vecus GIG failus. e-pasts.
• PADOMS - ja veco e-pastu arhivēšanai izmantojat .PST failus, pēc visu veco datu kopēšanas tos saspiest. E-pasts parasti ir tikai teksts, tāpēc tas ļoti labi tiek saspiests.

Kā es varu izveidot Outlook .PST failus?

• Tas ir VIEGLI, šeit ir daži ceļveži Outlook 2007, 2013 un 2016.

Kāpēc izmantot / izveidot .PST failus? Ieguvumi?

Pastkastes lielums

• Vai atcerieties šī panta pirmo daļu? Lielākā daļa e-pasta administratoru ierobežo korporatīvo pastkastu lielumu. Jo lielāka ir pastkaste, jo vairāk diska vietas viņiem ir nepieciešams, jo vairāk viņiem ir jāveido dublējums un jo vairāk laika viņiem vajadzēs šo dublējumu veikšanai.
• Ja jūsu e-pasta iepakojums (piemēram, es), 200 megabaitu pastkaste to vienkārši neizgriezīs. Šeit nonāk .PST faili. Vienkārši izveidojiet .PST failu un velciet un nometiet tajā savu e-pastu. Tie darbojas tāpat kā parasta pastkastes mape programmā Outlook. Vilkt un nomest. Tas ir vienkārši! Forums>.
• Jaunākās Windows Search versijas indeksē jūsu pastkasti UN visus vietējos .PST failus (konfigurējamus) kas ļauj gandrīz tūlītējai piekļuvei visiem e-pastiem, izmantojot Microsoft iebūvētās meklēšanas funkcijas Outlook.

Dublēšana un katastrofu atgūšana

• Ja jums nav (vai uzticaties) e-pasta administratora, kurš regulāri veic jūsu e-pasta servera dublēšanu, tad kopējiet e-pastu (jā, jums nav nepieciešams PĀRVIETOT pastu uz .PST failiem, varat arī kopēt) uz vietējo .PST failu ir ātra un vienkārša metode, lai nodrošinātu, ka jūsu e-pasts ir atgūstams servera DR scenārijs.

Pārnesamība

• .PST faili padara e-pastu pārnēsājamu. Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties pārvietot e-pastu no vienas pastkastes uz otru. Piemēram, iespējams, mainot darbu un vēlaties atnest veco e-pastu. Vai varbūt jūs maināt mitināšanas pakalpojumu sniedzējus. VAI varbūt vēlaties kopēt personisko un darba e-pastu uz .PST failu, glabāt to mazā USB diskdzinī un visu laiku paņemt kopā ar jums. Tāpat kā es teicu, .PST faili saglabā pastu ļoti pārnēsājamu. Jā, tāds ir arī GMAIL konts, taču šis raksts nav par GMAIL :)

Drošība

• Vai zinājāt, ka gandrīz neiespējami izsekot / pārbaudīt, vai jūsu IT puisis / nodaļa lasa jūsu e-pastu? Pārvietojot “Jutīgu” vai “Konfidenciālu” e-pastu no e-pasta / apmaiņas servera uz vietējo .PST failu, tiek nodrošināta drošības pakāpe.
• Piezīme: Lielākajai daļai IT nodaļu ir iespēja satvert jūsu .PST failus, nezinot to tieši no cietā diska darbā. Tāpēc ir svarīgi papildu drošību piemērot datora cietajā diskā. Drīz uzrakstīšu rakstu par šo tēmu, bet pagaidām to apskatīsim šo raksts. Tas ir mazliet “GEEKY”, tāpēc drīz sekošu līdzi rakstam, kurā izskaidrotas dažas iespējas .PST failu aizsardzībai.

Kādas ir .PST failu izmantošanas negatīvās puses?

Attālā pieeja

• Kad pasts ir pārcēlās .PST failā tas vairs nebūs pieejams serverī, izmantojot tādas attālās piekļuves programmas kā OWA vai mobilos tālruņus, kas SYNC ar jūsu pastkasti. Lai piekļūtu .PST failos esošajam e-pastam, jums būs jāizmanto pilns Microsoft Outlook klients. Šajās situācijās var palīdzēt neliels USB disks. Tomēr tas joprojām nav tik ērti, kā atstāt e-pastu serverī.

Cilvēki nepatiks kā jūs, un iespējams, jūs varat zaudēt darbu

• .PST faili laika gaitā (atkarībā no tā, cik daudz e-pasta ziņojumu saņemat / saglabājat) var aizņemt daudz vietas vietējā datorā vai servera koplietošanu atkarībā no tā, kur tos glabājat. IT puiši ienīst jebko, kas liek strādāt pie jebko, ja vien tas neatjauno viņu atsākšanu, tāpēc, ievietojot kaut kur daudz datu, kas prasīs viņiem iegādāties vairāk vietas diskā, viņus izjauc.
• Korporatīvās juridiskās un lielākajai daļai dokumentu pārvaldības departamentu nepatīk .PST faili, jo tie ļauj galalietotājam viegli ignorēt vai apiet uzņēmuma dokumentu saglabāšanas / iznīcināšanas politikas.
• Arī korporatīvās informācijas drošības komandām nepatīk .PST faili, jo, ja Legal to kādreiz prasa atgūt datus tiesas prāvai vai tiesas pavēstei. PST faili var paaugstināt datu izmaksas un pūles atgūšana.

Sistēmas un smadzeņu darbība

• Jo vairāk e-pasta ziņojumu, jo vairāk e-pasta ziņojumu jums un jūsu datoram ir nepieciešams izsekot un apstrādāt.
• Tā kā Windows meklēšana (vai kāds cits e-pasta / sistēmas indeksētājs) indeksē vairāk e-pastus un pielikumus, jūsu indekss būs lielāks, un meklējumi prasīs ilgāku laiku.

Tāpēc, cerams, es atbildēju uz visiem jūsu jautājumiem par Microsoft Outlook .PST failiem un apskatīju dažus augsta līmeņa plusus un mīnusus. Bet, ja es kaut ko nokavēju, lūdzu, nekautrējieties atstāt komentāru vai ievietot savu jautājumu manā forums.